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Business Paola Tucunduva

Como estabelecer processos na minha empresa?

Por Paola Tucunduva. Coach de empreendedorismo com 28 anos de experiência. Contatos: paolatucunduva.com.br paola@tucunduva.com.br
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As empresas de sucesso têm seus processos bem definidos. A sua empresa tem processos estabelecidos?

Isso é muito importante para você conseguir avaliar a efetividade das rotinas do seu negócio. Desse modo, os gestores podem visualizar melhor os pontos de melhoria e as vulnerabilidades. Na prática, o mapeamento dessas tarefas organiza todas as ações-chave para o bom funcionamento da sua empresa. Se você ainda não tem os processos bem definidos, veja abaixo o passo a passo para organizar melhor os processos.

Quais processos priorizar?

É claro que o ideal é que todos os processos sejam eficientes e eficazes. Mas não há como criar processos para uma empresa, todos de uma vez. É preciso priorizar os processos mais importantes. Em geral, você deve analisar dois fatores:

• Quais processos agregam mais valor para o cliente final
• Quais processos são críticos, isto é: se não ocorrerem de forma adequada podem paralisar a empresa ou gerar prejuízos de difícil reparação
Para criar processos em uma empresa é preciso saber como eles estão ocorrendo naquele momento. Mesmo que essas atividades não estejam formalizadas é preciso definir claramente, entre outros pontos importantes:

Foto: Pexels/Pixabay

Informações sobre processo:

  • Observação direta dos processos sendo executados.
  • Entrevistas com todos os envolvidos.
  • Coleta de documentos, como checklists, manuais, formulários, planilhas etc.
  • Lista das atividades e sua ordem
  • Descrição dessas atividades
  • Quais os caminhos lógicos do processo
  • Problemas e gargalos

Descoberta de oportunidades de melhorias

Agora que o processo, como é executado atualmente, ficou claro para todos, é preciso descobrir como melhorá-lo.

Veja as principais oportunidades de melhoria de um processo:

  • Atrasos: quando uma tarefa demora a ser finalizado, impedindo que as próximas ocorram
  • Gargalos: quando uma tarefa não pode ser completada, impedindo que as anteriores sejam realizadas
  • Desperdícios: quando o processo se realiza com uso excessivo de recursos

Existem outras oportunidades de melhoria, como duplicidade de controles, mudança de materiais, novas máquinas e tecnologias e até a extinção de algumas tarefas que não agregam valor ao negócio.

Defina a visão futura do processo, como ele vai ser.

Deixe claro e formalize detalhadamente por meio de documentos como o novo processo deve ocorrer no futuro, para isso você precisa desenhar o diagrama do processo como se deseja que ele se realize no futuro. Veja abaixo o que esse diagrama deve conter:

  • O evento de início do processo
  • As tarefas a serem realizadas
  • O detalhamento de como realizar cada tarefa
  • Os agentes (pessoas e departamentos, por exemplo), responsáveis pelas tarefas
  • A sequência em que as tarefas são realizadas
  • Detalhes do fluxo do processo, como desvios e bifurcações
  • Que documentos são usados no processo
  • Como o fim de uma tarefa dispara o início da seguinte
  • Que critérios usar para tomar decisões durante o processo
  • O evento de fim do processo (em muitos casos, dispara o início do processo seguinte)

Início da melhoria contínua

Não basta saber como criar processos em uma empresa. É preciso melhorá-los continuamente.

Mesmo quando os processos atingem os resultados esperados, sempre se deve fazer um estudo, de tempos em tempos, para verificar se não existe alguma oportunidade de melhoria que passou despercebida e que pode tornar a empresa ainda mais eficiente e lucrativa.
Agora, ficou claro para você como criar processos em uma empresa?

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