Vida e Saúde

Gestão de tempo: otimizar a sua vida para evitar a procrastinação

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Administrar bem o seu tempo também pode evitar problemas, como a síndrome de burnout

Quando falamos em gestão de tempo, a primeira coisa que pode surgir na cabeça talvez seja produtividade, trabalho. Mas a verdade é que quando lidamos com este tópico, o intuito é ao contrário: é ter mais tempo para o descanso, para o autocuidado e para uma vida mais leve e organizada. 

Portanto, a rotina do trabalho pode ser aprimorada e modificada com isso. Mas não só a profissional, como também a pessoal.

A recompensa disso, portanto, pode ser não só aumento na produtividade, mas benefícios para a saúde mental.

Para isso, podemos listar alguns pontos para que você esteja atento na hora de planejar o seu tempo. 

Ouça o seu corpo e a sua mente

Talvez a primeira coisa que você precisa fazer para gerenciar bem o seu dia seja escutar bem o seu corpo e a sua mente. O que isso significa? Bem, você precisa saber, por exemplo, quantas horas de sono por noite é preciso para ser produtivo. Qual sua capacidade em se focar em uma tarefa, por quanto tempo. Quantos minutos você precisa para desfrutar de refeições, se preparar para uma reunião, desempenhar tarefas, lidar com relatórios? Isso tudo conta.

“É importante saber em quais horários do dia você é mais eficaz em cada uma de suas atividades. Por exemplo, se você sente que seu raciocínio é mais lento pela manhã, é melhor programar para esse período tarefas mais ‘automáticas’, evitando um mau aproveitamento do seu tempo. Autoconhecimento é imprescindível para termos uma assertividade em nossa gestão do tempo”, comenta Daniel Alves, consultor empresarial e especialista em gestão organizacional.

As tarefas do dia e o planejamento são muito importantes

Planejar nunca é algo ruim. Muito pelo contrário. É um passo importante para otimizar cada vez mais o seu dia (e também a noite). Basta fazer uma lista de tarefas que você precisa realizar, seja digitalmente, seja em um caderno, lousa, post-it. Fica da maneira que seja mais fácil: com cores, destaques, classificações, quadrinhos de checagem.

Sempre priorize o que é mais importante, e procure adicionar prazos. Isso ajuda a inibir distrações. E por falar em distrações, se você participa de reuniões, procure torná-las o mais produtivo possível. Quem nunca passou por inúmeras reuniões que consomem muito do seu tempo e no final pouco tinham a acrescentar para o trabalho?

O especialista em gestão organizacional Daniel Alves dá dicas de como você pode se organizar em relação ao planejamento:

“Coloque seus afazeres no papel — o primeiro passo é visualizar todas as atividades que devem ser encaixadas em sua rotina; tenha metas e prazos — mesmo que não haja prazos externos, defina metas pessoais para concluir cada atividade. Planeje sua rotina com base na sua lista de afazeres e nas suas metas, distribua as atividades ao longo do dia, sendo realista e contando com imprevistos. Planeje pausas — falando em ser realista, é importante planejar pequenas pausas entre suas atividades para manter a disposição. Favoreça seu foco — ter um ambiente de estudo ou de trabalho organizado e longe de distrações é excelente para ter mais concentração. Evite o acúmulo de tarefas — mantenha-se fiel ao seu planejamento e não deixe para fazer nada na última hora. Use recursos de organização — agendas físicas ou virtuais, planners, softwares de gestão de projetos, aplicativos etc. Veja com qual recurso você se adapta melhor; revise sua rotina semanalmente — nos finais de semana, dedique alguns minutos para ver o que você concluiu e o que precisa ser encaixado novamente em seu planejamento. Faça da gestão um hábito — por fim, mantenha a constância e a gestão do tempo se tornará um hábito em sua rotina.”

Lidar com o trabalho remoto

De acordo com a Agência Brasil, 46% das empresas adotaram o modelo home office durante o período de pandemia de COVID19 em território brasileiro. Mesmo com essa transição, 67% dessas empresas relataram ter dificuldades no início, sendo que 34% apontaram problemas nas ferramentas de comunicação e 34% no comportamento dos funcionários ao acessarem os ambientes virtuais.

Ou seja, não só você precisa gerenciar o seu tempo no ambiente de casa, como também se organizar para ter um comportamento apropriado para realizar o seu trabalho.

Muita gente não é acostumada a trabalhar em casa, e essa mudança de rotina pode ser um desafio. Conciliar trabalho com o ambiente de casa, com a família e até com as crianças exige disciplina e planejamento. 

“Para gerir seu tempo home office, separe o pessoal do profissional. Se você cadastrar suas atividades no Todoist, as atividades do dia irão aparecer na aba ‘hoje’. Se usar um aplicativo que filtre, use-o para apresentar somente atividades de trabalho durante o expediente; Utilize ferramentas de gestão de atividades”, comenta Daniel Alves.

Mais algumas dicas que você pode pensar para manter o seu trabalho em casa saudável: vista-se como se fosse trabalhar fora, isso pode ajudar a sua mente. Tenha um ambiente específico reservado para trabalhar, assim você pode treinar o seu cérebro de quando é hora de lazer, e quando de trabalho. Tenha também interrupções programadas. Procure fazer pausas ao longo do dia, seja para um café, relaxar, jogar alguma coisa, cuidar das plantas, o que for. 

Procrastinação, um grande vilão

Quando você deixa de fazer algo e fica em outras atividades que não tem a ver com o trabalho, ou subestima o tempo que você tem para realizar as suas tarefas, são alguns erros cometidos no dia a dia que levam à procrastinação. Uma maneira de lidar com isso é dividir a tarefa em diversas etapas.

“Uma das principais dicas para evitar esse hábito é justamente encará-lo, mas de uma forma  bastante curiosa. A chamada procrastinação estruturada é basicamente uma maneira de enganar o próprio cérebro, de forma que a tarefa principal passe a parecer ser a distração. Confuso? Explicamos: procrastinadores sempre encontrarão passatempos que os afastarão de sua atividade mais importante. Nesse método, a ideia é não evitar o afastamento temporário da tarefa, mas, em vez de ficar perdendo tempo descompromissadamente quando isso ocorre, o ideal é  começar imediatamente outra tarefa. Dessa forma, o objetivo inicial se tornará menos importante, e, quando você menos esperar, estará retornando a ele, para evitar concluir a nova missão. Parece brincadeira, mas esse método existe e funciona para muitas pessoas que têm dificuldade em manter a produtividade”, afirma Daniel.

Distrações e mais distrações

Não muito diferente da procrastinação, as distrações também podem exercer um papel negativo no dia a dia. Hoje temos milhares de mensagens, redes sociais, inúmeras distrações que tiram nosso foco. Isso pode atrapalhar a maneira que lidamos com as demandas, e especialmente causar ansiedade durante o dia. A ideia, portanto, é definir o que é mais importante.

Neste ponto, Daniel é enfático e objetivo: “Tente realizar um pouco de cada vez. Não deixe tudo para a última hora. Equeça a motivação.” 

A técnica Pomodoro pode ser uma aliada

Idealizada por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, esta técnica pode servir para realizar tarefas importantes no dia que precisam de foco. Ela é bem simples. Você usa um cronômetro para dividir períodos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos. E assim vai por duas horas. Fica assim:

25 minutos de foco > 5 minutos de descanso > 25 minutos de foco > 5 minutos de desconto > 25 minutos de foco > 5 minutos de descanso > 25 minutos de foco.

Cuide da sua mente

Por fim, com todas essas informações sobre como se organizar e gerenciar o seu dia, é muito importante que você cuide do seu estado mental. Sem a sua cabeça funcionando bem, nada funciona. Nem mesmo o seu trabalho.

Sete dicas para melhorar a sua vida

O consultor empresarial e especialista em gestão organizacional deixa sete dicas para que as pessoas possam alcançar um bom desempenho acima de tudo em sua vida. Seja no âmbito corporativo, pessoal ou acadêmico:

1 – Pratique exercícios regularmente

2 – Preze pela qualidade do sono

3 – Alimente-se de forma equilibrada

4 – Cultive os relacionamentos

5 – Tire um tempo para você

6 – Cuide da mente tanto quanto cuida do corpo

7 – Tire férias e se desligue totalmente do trabalho

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